Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) basiert auf der EU-Whistleblower-Richtlinie, die einen standardisierten Schutz für Hinweisgeber in der EU festlegte. Das Gesetz beinhaltet die
wesentlichen Anforderungen und Verfahren an den Hinweisgeberschutz. Durch das Gesetz soll der Schutz von Hinweisgeber/-innen, die interne Missstände oder Verstöße im beruflichen Umfeld
melden, vor arbeitsrechtlichen Nachteilen und Repressalien ausgebaut werden: „Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber leisten einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen.
Allerdings gab es in der Vergangenheit immer wieder Fälle, in denen sie infolge einer Meldung oder Offenlegung von Missständen benachteiligt wurden“, heißt es in der Gesetzesbegründung der
Bundesregierung.
Wenn hinweisgebende Personen beispielsweise:
• Verstöße gegen Strafvorschriften,
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
(bspw. Vorschriften des Arbeitsschutzes, des Mindestlohngesetzes oder aus dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) oder
• Verstöße gegen Rechtsnormen, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurden (z.B. Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche, Vorgaben zur Produktsicherheit oder Regelungen des
Verbraucher- oder Datenschutzes)
melden, werden sie von den Vorschriften des Hinweisgeberschutzgesetzes geschützt.
• Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitende ein Monat nach Inkrafttreten des Gesetzes, also ab dem 02.07.2023.
• Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Mitarbeitende (und bis 249 Mitarbeitende) ab dem 17.12.2023. Beschäftigungsgeber mit zwischen 50 und 249 Mitarbeitende können ggf. eine „gemeinsame
Meldestelle“ betreiben.
• Für Gemeinden und Gemeindeverbände ab 10.000 Einwohner richtet sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen nach dem jeweiligen Landesrecht. Aber: Da es hierzu noch keine
Regelungen gibt, gilt die EU-Richtlinie hier grundsätzlich direkt, d.h. sie wäre bereits umzusetzen.
Eine hinweisgebende Person wird geschützt, wenn diese
• intern oder extern einen Vorfall gemeldet hat oder an die Öffentlichkeit gegangen ist,
• der Hinweis zutreffend ist oder die Person zurecht dachte, dass der Hinweis zutreffend ist, und
• der Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes betroffen ist.
Nicht geschützt werden Personen, die wissentlich unrichtige Informationen melden. Im Gegenteil sind diese Personen dann sogar zum Ersatz des Schadens verpflichtet.
Jegliche Benachteiligungen, die aufgrund eines Hinweises gegen eine hinweisgebende Person erfolgen (sog. Repressalien), sind verboten. Das umfasst beispielsweise arbeitsrechtliche Maßnahmen,
wie Kündigungen oder Abmahnungen, wie auch Mobbing oder sonstige benachteiligende Handlungen oder Unterlassungen. Hier sollten Personalabteilungen sich auf die verschärften Beweislastregeln
vorbereiten.
Darüber hinaus muss ein Unternehmen die Vertraulichkeit der Identität von hinweisgebenden sowie dritter Personen, die in der Meldung erwähnt werden, schützen. Daher sollte nur befugten
Mitarbeitenden Zugriff auf Informationen gewährt werden, die zudem vorab eine gesonderte Vertraulichkeitserklärung unterzeichnet haben.
Mitarbeitende nehmen Missstände oftmals als Erste wahr. Ein gut organisiertes internes Hinweisgebersystem bietet daher viele Vorteile. Es kann Mitarbeitende und den Ruf des Unternehmens
schützen, indem es die Angst vor Repressalien senkt und dadurch die Bereitschaft zur Meldung von Missständen steigt. Eine interne Meldung kann es ermöglichen, Risiken zu minimieren und
Rechtsverstöße bzw. Fehlverhalten aufzudecken, zu untersuchen und in der Folge auch zu unterbinden. Solche Hinweise können also einen wertvollen Beitrag dazu leisten, korruptionsanfällige
Prozesse zu identifizieren und zu korrigieren.
Letztendlich zwingt das Gesetz Unternehmen also zu ihrem Glück, denn es legt ihnen gleichzeitig ein Frühwarnsystem und einen Schutzmechanismus für die Mitarbeitenden auf.
Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, einen Meldekanal so zu gestalten, dass anonyme Hinweis gemeldet werden können. Dennoch schafft Anonymität auch Sicherheit und Vertrauen für
Hinweisgebende und ist daher nur zu empfehlen.
Folgende Anforderungen müssen Beschäftigungsgeber beachten:
• Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen
• Prüfung des Hinweises (sachlicher Anwendungsbereich des § 2 HinSchG eröffnet)
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person halten
• Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen (ggf. weitere Informationen bei der hinweisgebenden Person einholen)
• angemessene Folgemaßnahmen ergreifen (z.B. interne Untersuchungen, Einstellung des Verfahrens aus „Mangel an Beweisen“ oder Abgabe an eine zuständige Behörde)
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person spätestens drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung (inkl. Mitteilung zu Folgemaßnahmen)
• Dokumentation unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes und Löschung drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens
Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, das Hinweisgebersystem auch für Unternehmensexterne zu öffnen. In manchen Fällen kann es jedoch vorteilhaft sein, auch Hinweise von Externen
zuzulassen. Dies kann z.B. vor dem Hintergrund des Lieferkettensorgfaltspflichtgesetzes sinnvoll sein oder bezüglich anderer Bereiche, die vom Hinweisgeberschutzgesetz nicht erfasst
sind.
Hinweisgebenden Personen soll die Wahl gelassen werden, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wenden. Je besser, einfacher und praktikabler also der Weg zur internen
Meldestelle gestaltet wird und je mehr Vertrauen die interne Meldestelle genießt, desto wahrscheinlich bleiben Interna auch intern. Das bietet Unternehmen die Chance, solche Meldungen nur
intern zu bearbeiten und interne Maßnahmen ohne negative Außenwirkung festzulegen, also ohne dass dies an die Öffentlichkeit dringt.
Ein sogenannter „Case-Manager“ muss eine vom Unternehmen beauftragte Person sein, die über die „notwendige Fachkunde“ verfügt. Das können Compliance-Fachkräfte oder geschulte Führungskräfte
sein. In jedem Fall müssen diese Personen unabhängig sein, regelmäßige Schulungen besuchen und es müssen Interessenskonflikte mit anderen Aufgaben ausgeschlossen sein. Darüber hinaus sind
Erfahrung in der Gesprächsführung sowie der Bewertung der Glaubwürdigkeit des Hinweises und der hinweisgebenden Person ebenso wie der rechtlichen Einordnung innerhalb des sachlichen
Anwendungsbereichs des Hinweisgeberschutzgesetzes definitiv von Vorteil.
Für die meisten Unternehmen wird daher ein externer Dienstleister kosteneffizienter und auch effektiver sein.
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. In den meisten Fällen ist das Outsourcen sicherlich die pragmatischere Lösung. Externe Dienstleister, wie wir von RegelWerk, bieten
All-in-one-Lösungen, die 24/7 verfügbar sind, über ein sorgfältig geprüftes System sowie die notwendige Fachkunde verfügen und nicht nur den Meldekanal zur Verfügung stellen, sondern eine
effiziente, prozessorientierte Rundum-Betreuung. Damit werden keine (weiteren) internen personellen Ressourcen benötigt, was wiederum zu Geld- und Zeitersparnissen führt.
Weitere Vorteile einer externen Organisationseinheit sind:
• Betreuung durch eine neutrale Person
• Ausschluss von Interessenskonflikten
• Flexibilität bei der Einrichtung, Umsetzung und Anpassung der Prozesse
• Unabhängigkeit von Urlaub, Krankheit oder sonstigen Ausfällen der für eine Meldestelle erforderlichen Mitarbeitenden
• Einsparung von Zeit- und Geldressourcen für KnowHow-Beschaffung
• Erhöhte Wirksamkeit des Funktionierens der outgesourcten Meldestelle gegenüber einer unternehmensinternen Einheit (mit dem Vorteil, dass eine externe Meldestelle dann nicht eingeschaltet
wird)
Eine gute Frage... Sie haben schließlich genug Herausforderungen. Aber ein gutes, wirksames Hinweisgebersystem bietet Ihnen Vorteile, die Sie beispielsweise mit der reinen Einrichtung einer
"Kummerkasten-eMail-Adresse" nicht erreichen. Sie erhalten ein Frühwarnsystem, das es Ihnen erlaubt, Informationen zu überprüfen und ggf. rasch zu agieren – und das bestenfalls ohne
öffentliche Aufmerksamkeit.
Eine hinweisgebende Person hat die Wahl zwischen einer externen und einer internen Meldung. Ein vertrauenserweckendes internes System, das Anonymität und Fachkunde bereitstellt, lenkt die
Aufmerksamkeit weg von öffentlichen Stellen.
Ein Gedanke am Schluss: Risiken frühzeitig zu erkennen und aktiv entgegenzusteuern, ist zudem wesentlich günstiger und effizienter als die Beseitigung von Reputationsschäden. Nutzen Sie
mögliche Hinweise und kehren Sie diese konstruktiv ins Positive um.
Verstöße gegen die Vorgaben zum Betrieb eines ordnungsgemäßen Hinweisgebersystems können mit bis zu 50.000.-€ geahndet werden. Darunter fällt zum Beispiel das Verhindern einer Meldung, das
Ergreifen von Repressalien und sogar nur der Versuch davon.
Wenn Unternehmen, die unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen, zudem nicht einmal dafür sorgen, dass eine interne Meldestelle eingerichtet und betrieben wird, kann ein Bußgeld bis zu
20.000.-€ verhängt werden. Dieser Verstoß kann aber frühestens ab dem 01.12.2023 mit einem Bußgeld belegt werden.
Ein professionell aufgesetztes, digitales Hinweisgebersystem ist sehr sicher. Unser Hinweisgebersystem von Vispato erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben, gewährleistet anonyme Meldungen ebenso
wie den anonymen Dialog mit der hinweisgebenden Person. Darüber hinaus erfüllt es auch in technischer Hinsicht alle gesetzlichen Vorgaben, wie:
• ISO 27001 Hosting
• WCAG 2.1 AA Web Content Accessibility Guidelines (barrierefreier Zugang)
• ISAE 3401 (Type 1) Zertifizierung des internen Kontrollsystems von Vispato
• DSGVO
• In Deutschland gehostet
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Zugriffskontrollen und Logs
• Verschlüsselter Zugang
